Whistleblowing

1. Premessa ed inquadramento normativo

Il presente regolamento è adottato da Rivacold srl allo scopo di adeguare la propria organizzazione interna alla disciplina introdotta dal d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24, di recepimento della Direttiva UE 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (c.d. disciplina whistleblowing) da parte di soggetti privati che nell’ultimo anno hanno impiegato in media almeno 50 lavoratori subordinati.

Il regolamento tiene conto delle Linee guida in materia elaborate e pubblicate dall’Agenzia Nazione Anti Corruzione (ANAC) in data 12 luglio 2023 con Delibera n°311

2. I soggetti che possono procedere alle segnalazioni

Le segnalazioni di illecito possono essere effettuate da:

• lavoratori subordinati occupati da Rivacold srl con qualsiasi tipologia contrattuale, anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro, purché la segnalazione si riferisca a fatti di cui siano venuti a conoscenza durante il rapporto di lavoro
• soggetti che abbiano in corso con Rivacold srl un contratto di lavoro autonomo o di collaborazione coordinata e continuativa o un rapporto di tirocinio curricolare o extracurricolare
• titolari, soci, lavoratori di imprese che abbiano in corso con Rivacold srl un contratto di fornitura, appalto, somministrazione
• candidati all’assunzione presso Rivacold srl, qualora le informazioni sulle violazioni oggetto di segnalazione siano state acquisite durante la selezione o la fase precontrattuale 
• soci amministratori e procuratori di Rivacold srl 

3. Le tipologie di illeciti che possono essere oggetto di segnalazione

Il presente regolamento, sulla base di quanto previsto dal d.lgs. 24/2023, si riferisce alle segnalazioni di violazioni delle disposizioni normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’integrità di Rivacold srl.

In particolare, le segnalazioni, che hanno come indefettibile presupposto la buona fede del segnalante, possono riguardare violazioni di cui il segnalante abbia avuto diretta conoscenza o fondato sospetto o violazioni di cui abbia il fondato sospetto di una futura commissione, nonché le condotte volte ad occultare dette violazioni.

Le segnalazioni possono avere ad oggetto:

• i reati presupposto di cui al d.lgs. 231/2001, di cui si fornisce elenco allegato al presente regolamento
• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali
• violazioni della normativa europea in materia di:
  • sicurezza dei trasporti
  • appalti
  • servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo
  • tutela dell’ambiente
  • radioprotezioni e sicurezza nucleare
  • sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali
  • salute pubblica
  • protezione dei consumatori
  • tutela della vita privata e protezione dei dati personali
  • sicurezza delle reti e dei sistemi informativi
  • normative in materia di concorrenza ed aiuti di Stato

Le segnalazioni legate a contestazioni, rivendicazioni, richieste relative ad interessi personali, al rapporto con colleghi e superiori non rientrano nell’oggetto del presente regolamento e non saranno prese in considerazione.

4. Destinatario delle segnalazioni e modalità di effettuazione

4.1 Canale interno

Rivacold srl ha attivato un canale interno di segnalazione, incaricando della gestione suo personale specificatamente formato.

Il gestore delle segnalazioni è tenuto a gestire in autonomia le segnalazioni ricevute nel pieno rispetto della riservatezza del segnalante, con l’applicazione dei principi e delle misure di cui al Regolamento UE 2016/679 in materia di riservatezza dei dati personali ed in particolare fornendo al segnalante l’informativa di cui agli artt. 13 e 14 del Regolamento.

Le segnalazioni possono essere effettuate mediante l’apposita piattaforma digitale disponibile sul sito www.rivacold.com

La piattaforma digitale  garantisce la riservatezza del segnalante (le cui generalità sono criptate) e la gestione della segnalazione (riscontro al segnalante dell’esito, richiesta ulteriori informazioni, …) secondo quanto previsto dal d.lgs. 24/2023.

La segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

• identità del soggetto segnalante
• chiara e completa descrizione del fatto oggetto della segnalazione
• se conosciute, circostanze di luogo e di tempo in cui il fatto si è verificato
• se conosciuta/e, identità del/dei soggetto/i che ha/hanno commesso il fatto segnalato
• se conosciute, identità di altri soggetti che possono essere a conoscenze del fatto
• eventuali documenti in possesso del segnalante utili per la valutazione del fatto segnalato o indicazione del luogo di conservazione di tali documenti

Le segnalazioni effettuate in forma anonima potrebbero non essere prese in considerazione qualora non consentissero la valutazione dell’ammissibilità delle stesse; si ritiene opportuna l’indicazione dell’identità del segnalante per assicurarne la maggiore tutela contro eventuali condotte ritorsive, come previsto dal d.lgs. 24/2023.

L’identità del segnalante sarà conosciuta esclusivamente dal gestore delle segnalazioni, il quale è tenuto a garantire la massima riservatezza al riguardo.

Nel caso che la segnalazione risulti fondata e sulla base di tale segnalazione l’Azienda debba provvedere all’attivazione di una procedura disciplinare nei confronti del segnalato, sarà richiesto al segnalante il consenso alla rivelazione della sua identità solo nel caso in cui la conoscenza della stessa sia indispensabile per la difesa dell’incolpato. Qualora il segnalante non presti il consenso alla rivelazione della propria identità la segnalazione non sarà utilizzabile a fini disciplinari.

Nel caso in cui il procedimento disciplinare origini da accertamenti ulteriori e distinti rispetto alla segnalazione (anche se conseguenti alla stessa) l’identità del segnalante non potrà essere rivelata.

4.2 Canale esterno - Segnalazione tramite ANAC

Se la segnalazione effettuata nelle modalità sopra descritte tramite il canale attivato dall’Azienda non abbia avuto seguito e cioè il segnalante non abbia ricevuto riscontro dell’avvenuta segnalazione o dell’esito della stessa nei termini previsti dal presente regolamento, potrà procedere alla segnalazione attraverso il canale di segnalazione attivato dall’Agenzia Nazionale Anti Corruzione (ANAC), attraverso il sito https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

Il segnalante potrà utilizzare tale canale di segnalazione anche nei seguenti ulteriori casi:

abbia fondati motivi di ritenere che se effettuasse una segnalazione tramite il canale attivato dall’Azienda, la segnalazione non riceverebbe efficace seguito o provocherebbe condotte ritorsive

abbia fondato motivo di ritenere che la violazione oggetto di segnalazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.

4.3 Divulgazione pubblica

Il segnalante potrà effettuare la divulgazione pubblica qualora ricorra una delle seguenti condizioni:

• ha effettuato una segnalazione tramite il canale attivato dall’Azienda ed una segnalazione tramite ANAC (o direttamente una segnalazione tramite canale ANAC) ed alla stessa non è stato dato riscontro nei termini previsti
• abbia fondato motivo di ritenere che la violazione oggetto di segnalazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico
• ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione tramite canale ANAC possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere seguito

Si evidenzia che la divulgazione pubblica è una modalità di segnalazione assolutamente residuale, sia per i presupposti stringenti che ne sono alla base, sia per la delicatezza delle conseguenze che possono derivare al soggetto segnalato ed all’azienda, soprattutto in caso di infondatezza della segnalazione stessa.

5. Procedura successiva alla segnalazione

Effettuata la segnalazione, il segnalante riceve un riscontro scritto del ricevimento tramite la piattaforma informatica oppure direttamente dal gestore delle segnalazioni in caso di incontro diretto.

Successivamente, il segnalante potrà essere contattato dal gestore delle segnalazioni, tramite la piattaforma o direttamente, nel caso che siano necessarie ulteriori informazioni o chiarimenti rispetto a quanto segnalato.

Il gestore delle segnalazioni procede al vaglio della segnalazione ricevuta, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, svolgendo tutte le attività che risultino necessarie, quali ad esempio:

• verifica che la segnalazione sia pervenuta da soggetto abilitato ad effettuarla e che il relativo oggetto sia conforme a quanto previsto dal d.lgs. 24/2023
• audizione del segnalante e, garantendo la riservatezza del segnalante, di altri soggetti interni o esterni all’azienda che possano fornire informazioni e riscontri
• audizione del segnalato, garantendone la riservatezza e purché dall’audizione non possa derivare pregiudizio all’efficacia dell’attività istruttoria
• consultazione di documenti aziendali, in formato elettronico o cartaceo, nel rispetto dei vincoli di riservatezza e confidenzialità determinati dalla natura e contenuto dei documenti stessi
• richiesta di supporto a consulenti esterni che possano fornire un supporto tecnico nella valutazione della fondatezza della segnalazione ricevuta, ferma la riservatezza dell’identità del segnalante.

Per le segnalazioni tramite canale interno, il gestore della segnalazione dovrà essere messo in condizione di poter accedere ai documenti ed alle informazioni necessarie all’istruttoria.

L’attività istruttoria deve essere completata entro 60 giorni dalla ricezione della segnalazione, salvo necessità di un differimento del termine, che dovrà essere motivata dal gestore delle segnalazioni.

Terminata la fase istruttoria, il gestore delle segnalazioni valuta la fondatezza della segnalazione ricevuta e:

• In caso ravvisi la non fondatezza della segnalazione ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione
• In caso ravvisi la fondatezza della segnalazione redige una relazione in merito e la sottopone alla Direzione aziendale o al responsabile dell’area competente, mantenendo riservata l’identità del segnalante
• In entrambi i casi, fornisce riscontro al segnalante entro tre mesi dalla ricezione della segnalazione (anche nell’ipotesi che l’attività istruttoria non sia stata completata per differimento del termine di 60 giorni).

Nell’ipotesi di fondatezza della segnalazione, la Direzione aziendale (o altro soggetto da essa delegato) , ricevuta la relazione da parte del gestore delle segnalazioni, potrà procedere a:

• Presentare denuncia all’Autorità giudiziaria nel caso dalla segnalazione emergano profili di responsabilità penale a carico di persone interne o esterne all’Azienda
• Richiedere chiarimenti al Responsabile dell’area aziendale interessata dal fatto oggetto di segnalazione
• Richiedere ai soggetti aziendali competenti la creazione o il miglioramento di procedure interne idonee a prevenire il verificarsi del fatto oggetto di segnalazione o limitarne le conseguenze
• Attivare una procedura disciplinare nei confronti del segnalato nel rispetto dell’art. 7 legge 300/1970
• Comunicare la segnalazione al collegio sindacale

Il segnalato potrà essere sentito dalla Direzione aziendale nell’ambito dell’istruttoria e potrà produrre osservazioni scritte e documenti.

6. Gli strumenti di tutela del segnalante

Il d.lgs. 24/2023 prevede che il segnalante debba ricevere una tutela specifica per evitare qualsiasi tipo di ritorsione a seguito della sua segnalazione.

Affinché la tutela venga assicurata, devono ricorrere le seguenti condizioni:

• la segnalazione deve essere stata effettuata secondo buona fede e quindi il segnalante, al momento della segnalazione, doveva avere fondato motivo di ritenere che le informazioni sulla violazione segnalata fossero vere e rientrassero nell’ambito indicato dal d.lgs. 24/2023
• non deve essere stata accertata con sentenza di primo grado la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o la responsabilità civile per lo stesso titolo, in caso di dolo colpa grave
• la segnalazione deve essere stata effettuata nel rispetto delle procedure previste dal presente regolamento

Nei casi a) e b) di cui sopra, il segnalante potrà essere soggetto a procedura disciplinare e nel caso che dalla segnalazione sia derivato un danno reputazionale nei confronti di Rivacold srl, il segnalante potrà essere chiamato a rispondere del danno cagionato.

Il segnalante (fermo quanto sopra precisato) non potrà essere oggetto di atti ritorsivi quali, a titolo esemplificativo, licenziamento, demansionamento, trasferimento e ogni altra azione che comporti effetti negativi sul contratto di lavoro che saranno quindi da considerarsi nulli. La tutela spetta al segnalante anche nel caso che la segnalazione sia considerata non fondata all’esito dell’istruttoria, purché effettuata secondo buona fede.

La tutela di cui sopra si estende:

• ai soggetti c.d. facilitatori, cioè a coloro che assistono il segnalante nel processo di segnalazione e che siano stati esplicitamente indicati dal segnalante nell’ambito della segnalazione,
• ai colleghi che lavorano nello stesso contesto lavorativo del segnalante e che abbiano con egli rapporti abituali e correnti
• alle persone dello stesso contesto lavorativo legate al segnalante da rapporti affettivi stabili o di parentela entro il quarto grado
• agli enti di proprietà del segnalante o quelli in cui egli lavora

In caso di rivelazione/diffusione dei:

• informazioni coperte da segreto
• informazioni relative alla tutela del diritto d’autore o dei dati personali
• informazioni relative alle violazioni riscontrate che offendano la reputazione della persona coinvolta o denunciata

la punibilità del segnalante è esclusa solo in presenza di entrambe le seguenti condizioni:

1. al momento della rivelazione o diffusione, vi erano fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione
2. la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile è stata effettuata nelle modalità richieste.

7. Tutela della riservatezza dei dati personali

Il personale interno incaricato della gestione delle segnalazioni è stato autorizzato mediante apposita nomina e autorizzazione dal Titolare del Trattamento relativamente alla gestione dei dati personali inerenti alla segnalazione, con riguardo alla persona del segnalante, del segnalato e degli altri soggetti eventualmente coinvolti. il Titolare ha conseguentemente aggiornato il proprio Registro dei trattamenti di cui all’art. 30 del Regolamento UE 2016/679.

I dati sono trattati adottando idonee misure finalizzate alla tutela della riservatezza, integrità e disponibilità degli stessi, sulla base di una preventiva valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 del Regolamento UE 2016/679 e saranno conservati per il periodo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. I dati non strettamente necessari per la gestione della segnalazione saranno cancellati immediatamente dopo la ricezione.

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Il regolamento è portato a conoscenza di tutti i soggetti interessati tramite affissione nella bacheca aziendale, e pubblicazione nel sito web https://www.rivacold.com.

Il regolamento sarà tempestivamente aggiornato nel caso di modifiche normative in materia, di cambiamenti organizzativi dell’Azienda tali da impattare sull’applicazione del regolamento, di introduzione di nuovi strumenti, anche tecnologici, che modifichino le modalità operative descritte.

Vallefoglia (PU), Luglio 2023

il Presidente

Alceste Vitri